Aðalfundur

22.5.2013

Aðalfundur Rauða krossins við Eyjafjörð haldinn í Safnaðarheimili Dalvíkurkirkju miðvikudaginn 22. maí 2013 kl. 20.00

  1. Setning fundar og skipan starfsmanna fundarins. Símon Páll Steinsson formaður Dalvíkurdeildar setti fund og bauð fundarmenn velkomna. Hann bar upp tillögu um að Gunnar Frímannsson yrði fundarstjóri og Hafsteinn Jakobsson fundarritari. Var hún samþykkt og tók Gunnar við stjórn fundarins.
  2. Greinargerð um starfsfyrirkomulag. Jón G. Knutsen formaður Akureyrardeildar gerði grein fyrir starfsfyrirkomulagi nýrrar deildar. Þetta fyrirkomulag er eitthvað sem deildirnar hafa unnið saman að og hefur verið kynnt hjá hverri. Fram kom m.a. að deildin beri nafnið Rauði krossinn við Eyjafjörð, eigi heimilisfesti á Akureyri og núverandi kennitölu Akureyrardeildar. Að deildarstjórn verði skipuð níu manns og fjórum varamönnum. Neyðarvarnir verði sameiginlegar og neyðarnefnd skipuð aðilum af öllum starfssvæðum. Ganga þarf frá reikningum núverandi deilda fram til áramóta 2013 – 2014 og gera grein fyrir þeim á aðalfundi nýrrar deildar að vori 2014. Gert er ráð fyrir að sameining deildanna verði tekin til endurskoðunar að tveimur árum liðnum. Nánari upplýsingar um starfsfyrirkomulag: Ein kennitala fyrir deildina, 620780-3169, þ.e. núverandi kennitala Akureyrardeildarinnar. Eignir deildanna koma saman í eina heild, sjóðir, húsnæði og aðrar eigur. Eyrnamerktir sjóðir einstakra deilda eru undanskildir þessu. Heimilisfesti deildarinnar er að Viðjulundi 2, Akureyri.

Deildarstjórn verði 9 manna og 4 í varastjórn. Stjórnarseta skiptist þannig: Fjórir komi frá Fjallabyggð og Dalvíkurbyggð og fimm komi frá Akureyri og svæðinu sunnan Dalvíkurbyggðar. Leitast skal við að varamenn komi tveir frá hvoru svæði. Stjórnarmenn eru tengiliðir inn í starfið á hverjum stað, bera ábyrgð á því að upplýsa aðra stjórnarmenn og stýra starfinu og funda með sjálfboðaliðum á sínu svæði. Ef ekki fæst fulltrúi í stjórn frá einhverju svæðanna skal finna tengilið/sjálfboðaliða á þeim stöðum og skulu þeir boðaðir á stjórnarfundi með málfrelsi og tillögurétt. Einhver innan stjórnar skal hafa það hlutverk að bera ábyrgð á samskiptum við þennan tengilið og aðstoða hann eftir þörfum og tryggja aðgengi stjórnar að starfinu á viðkomandi stað. Hópstjóri/-stjórar halda utan um hvert verkefni á svæðunum og eru þeir bakland fulltrúa í stjórn. Deildarstjórn skipar framkvæmdaráð sem fer með daglegan rekstur í umboði stjórnar og fundar svo oft sem þurfa þykir. Í því sitji: Formaður, varaformaður, gjaldkeri og ritari auk framkvæmdastjóra deildarinnar. Haldnir verða að lágmarki þrír snertifundir deildarstjórar á ári, aðrir fundir verði með fjarskiptum (Skype, sími, annað). Halda skal aðalfundi og snertifundi stjórnar úti á svæðunum eftir því sem hentar hverju sinni. Unnin verði þarfagreining á hverju svæði áður en gerð fjárhags- og framkvæmdaáætlunar fer fram og er það hlutverk stjórnarmanna á svæðum að beita sér fyrir því, ásamt því að funda með hópstjórum/sjálfboðaliðum á hverju svæði til að ákveða helstu áhersluatriði og áætla mögulegan kostnað sem starfinu fylgir. Neyðarvarnir. Neyðarvarnarfyrirkomulag verði með svipuðu sniði og verið hefur. Verið er að vinna að nýrri gerð neyðarvarnaráætlana sem miðar að því að ein neyðarvarnaráætlun verði fyrir hvert lögregluumdæmi. Það breytir því ekki að það verður ábyrgðaraðili á hverju svæði sem ber ábyrgð á því að upplýsingar í neyðarvarnaráætlunum séu réttar og búnaður í fjöldahjálparstöðvum sé í lagi, sér um að útvega fólk á námskeið, funda með sjálfboðaliðum á neyðarvarnaáætlun og annað sem snýr að öflugum neyðarvörnum. Ein neyðarnefnd verður fyrir allt svæðið: einn aðili frá Siglufirði, einn frá Ólafsfirði, tveir frá Akureyri og einn frá Dalvíkurbyggð. Einn fulltrúi situr í aðgerðarstjórn og einn til vara og koma þeir frá Akureyri. Boðunargrunnur hjá Neyðarlínunni verður sameiginlegur. Námskeið. Námskeið verða boðuð á öllu starfssvæði deildarinnar eins og þurfa þykir og námskeið haldin þar sem þörfin er hverju sinni.

Sjálfboðaliðar. Utanumhald um skráningu sjálfboðaliða á vef og gerð samninga við sjálfboðaliða skal vera á hendi eins aðila og er það á ábyrgð fulltrúa í stjórn að aðstoða hann eftir þörfum hverju sinni. Fjármál. Fráfarandi gjaldkerar deildarstjórna ganga frá reikningum hverrar deildar um áramót og senda þá til deildarstjórnar. Reikningar sem samþykktir hafa verið af skoðunarmönnum Rauða krossins á Akureyri, Rauða krossins á Ólafsfirði, Rauða krossins á Siglufirði og Rauða krossins í Dalvíkurbyggð skulu afgreiddir á aðalfundi hinnar nýju deildar á árinu 2014. Fjárhagsleg sameining fer ekki fram fyrr en um áramótin 2013 – 2014 þannig að útlagður kostnaður hverrar deildar verður áfram greiddur eins og verið hefur fram að þeim tíma. Núverandi gjaldkerar sjá um að greiða reikninga, halda utan um bókhald fram til áramóta, koma bókhaldi til bókara og skoðunarmanna. Fulltrúi í deildarstjórn á hverju svæði er ábyrgðaraðili fyrir því að þetta gangi eftir. Gjaldkeri sameinaðrar deildar ber ábyrgð á að fylgja því eftir og ber gjaldkerum gömlu deildanna að upplýsa hann reglulega um stöðu mála eftir nánara samkomulagi. Endurskoðun. Innan tveggja ára skulu stjórnarmenn ásamt sjálfboðaliðum á hverju svæði leggja mat á árangur af sameiningunni. Ef sjálfboðaliðar á viðkomandi svæði vilja slíta samstarfinu geta þeir sótt um það til stjórnar landsfélagsins með tilvísun í 17. gr. laga Rauða krossins á Íslandi. Stofnun deildar. Kjör nýrrar deildarstjórnar, ákvörðun um nafn deildarinnar, starfsreglur hennar og annað sem varðar hina nýju deild fer fram á fyrsta aðalfundi deildarinnar þann 22. maí 2013 kl. 20 í safnaðarheimili Dalvíkurkirkju á Dalvík.

  1. Starfsreglur nýrrar deildar lagðar fram. Gunnar Frímannsson fundarstjóri fór yfir og bar upp til umræðu og atkvæðagreiðslu eftirfarandi starfsreglur nýrrar deildar: 1. staða deildar Rauðakrossdeildin er hluti af Rauða krossinum á Íslandi og starfar skv. lögum Rauða krossins á Íslandi. 2. Heiti og starfssvæði Deildin heitir Rauði krossinn við Eyjafjörð. Starfssvæði deildarinnar er Eyjafjarðarsýsla og Þingeyjarsýsla vestan Vaðlaheiðar. 3. Markmið og verkefni deildarinnar Deildin skal á starfssvæði sínu starfa að markmiðum og verkefnum Rauða krossins sbr. lög Rauða krossins. Deildin skal greina brýnustu þarfir fyrir starf f´felagsins á starfssvæði sínu og haga störfum sínum eftir niðurstöðu þarfagreiningar. Deildin starfar skv. grundvallarhugsjónum Rauða krossins. Geti deildin ekki starfað að markmiðum og verkefnum Rauða krossins eða hluta þeirra mun hún leita samstarfs við aðrar deildir, deildarráð eða stjórn Rauða krossins um lausn þeirra. 4. Merki Merki deildarinnar er merki Rauða krossins á Íslandi með nafni deildarinnar sem undirheiti, þ.e.: Rauði krossinn við Eyjafjörð. 5. Skipan deildarstjórnar Forysta deildarinnar er deildarstjórnin og skal hún skipuð níu félögum að formanni meðtöldum og fjórum varamönnum. Kjósa skal helming deildarstjórnar á hverju ári. Formaður er kosinn sérstaklega. Leitast skal við að skipan deildarstjórnarinnar endurspegli fjölbreytileika samfélagsins á starfssvæði deildarinnar svo sem með tilliti til kyns, þjóðernis og búsetu. Vegna þessa er æskilegt að við kosningu deildarstjórnar sé miðað við að stjórnarmenn séu fjórir frá Fjalla- og Dalvíkurbyggð og fimm komi frá Akureyri og svæðinu sunnan Dalvíkurbyggðar. Leitast skal við að varamenn komi tveir frá hvoru svæði. Verði niðurstaða kjörs deildarstjórnar með þeim hætti að einhver svæði eigi ekki fulltrúa í stjórn skal deildarstjórn finna tengiliði á viðkomandi stöðum og sitja þeir stjórnarfundi með málfrelsi og tillögurétt. Stjórn skipar framkvæmdaráð sem í sitja formaður, varaformaður, gjaldkeri og ritari stjórnar. Hlutverk þeirra er að undirbúa fundi deildarstjórnar og fjalla um ákvarðanir sem þola ekki bið og framkvæma verkefni sem stjórnin hefur falið því. Fundargerðir framkvæmdaráðs skulu sendar öllum stjórnarmönnum og afgreiðast á næsta fundi. Framkvæmdaráð fundar eins oft og þurfa þykir. 6. Gildistaka Reglur þessar eru settar skv. heimild í 17. gr. laga Rauða krossins á Íslandi sem samþykkt voru á aðalfundi 19. maí 2012. Reglur þessar taka gildi fyrir Rauða krossinn við Eyjafjörð frá og með 22. maí 2013. Ólafur Sigurðsson formaður Siglufjarðardeildar bar upp spurningu um hvort það væri skv. lögum félagsins að stjórnarfólk í nýrri deild taki með sér þann árafjölda sem það hefur setið í eldri deild en byrji ekki með hreint borð. Guðmundur Skarphéðinsson frá Siglufirði sagði það sína skoðun að í nýja stjórn ætti að velja reynt fólk og að seta í árum talið ætti að byrja á núlli fyrir nýja deild. Undir þetta tók Bjarni Sigurjónsson frá Akureyri. Anna Stefánsdóttir formaður Rauða krossins á Íslandi sagði að einmitt þetta atriði hefði verið tekið fyrir á stjórnarfundi landsfélagsins og þar hefði verið skorið úr um að í nýja stjórn tækju stjórnarmenn með sér þann árafjölda sem þeir hafi þegar setið í eldri stjórn. Guðmundur benti á að í öllu falli hefði þurft að bæta vinnulag því sumir fengu að vita það samdægurs að þeir væru ekki kjörgengir. Guðný Björnsdóttir tók undir það að vissulega hefðu vinnubrögðin ekki verið til fyrirmyndar og ákveðinn misskilningur hefði valdið því að svo óhönduglega hefði tekist til. Starfsreglurnar voru síðan samþykktar samhljóða með 22 atkvæðum.
  2. Kosning formanns til tveggja ára. Fundarstjóri kynnti tillögu um formann fyrir nýja deild, Sigurð Ólafsson, fyrrverandi formann Akureyrardeildar. Var hann kosinn með lófataki.
  3. Kosning fjögurra stjórnarmanna til tveggja ára og fjögurra til eins árs. Borin var upp tillaga um eftirtalda í stjórn til tveggja ára: Elsa M. Guðmundsdóttir, Akureyri, Helga I. Jóhannsdóttir, Akureyri, Eva Björg Guðmundsdóttir, Dalvík, og Helga Stefánsdóttir, Ólafsfirði. Til eins árs: Auður Eggertsdóttir, Ólafsfirði, Dusanka Kotaras, Akureyri, Hörður Ólafsson, Akureyri, og Kristín M. Karlsdóttir, Siglufirði. Voru þau öll kjörin samhljóða.
  4. Kosning fjögurra varamanna til eins árs. Varamenn í stjórn voru kjörin: Þorsteinn E. Arnórsson, Akureyri, Hafdís Helgadóttir, Grenivík, Guðmundur Skarphéðinsson, Siglufirði, og Þorgils Guðnason, Dalvík.
  5. Kosning skoðunarmanns til eins árs. Skoðunarmaður deildarinnar til eins árs var kjörin Kristrún Linda Björnsdóttir, Akureyri.
  6. Önnur mál. Anna Stefánsdóttir tók til máls, þakkaði fyrir að fá að vera á þessum fundi í sinni gömlu heimabyggð. Hún lýsti ánægju sinni og stjórnar landsfélagsins með þessa sameiningu deildanna. Hún þakkaði fráfarandi formönnum deildanna, sem nú hafa sameinast, fyrir þeirra góða starf og óskaði nýrri stjórn velfarnaðar í starfinu framundan. Guðný Bergvinsdóttir, stjórnarmaður Akureyrardeildar og landsfélagsins, óskaði nýjum stjórnarmönnum til hamingju með kjörið, þakkaði öllum fráfarandi stjórnarmönnum og samstarfsfólki samveruna og samstarfið í gegnum árin. Hún afhenti síðan nýkjörnum formanni fundargerðarbók fyrir nýja deild sem gjöf frá Akureyrardeild. Jón G. Knutsen, fráfarandi formaður Akureyrardeildar, óskaði nýjum stjórnarmönnum velfarnaðar og þakkaði fráfarandi stjórnarfólki og samstarfsfólki fyrir samstarfið og kynnin í gegnum árin. Guðný Björnsdóttir sviðsstjóri óskaði öllum til hamingju með sameininguna sem hún vildi líta á sem framfaraspor fyrir starfið á svæðinu. Þakkaði hlý orð í sinn garð og þakkaði fráfarandi stjórnarfólki þeirra störf og óskaði nýrri stjórn velfarnaðar. Gunnar Frímannsson fundarstjóri þakkaði fundarmönnum fyrir fundinn og bauð formanni nýrrar stjórnar að slíta fundinum. Sigurður Ólafsson þakkaði fundarmönnum setuna, boðaði nýja stjórn til fundar strax að þessum fundi loknum og sleit að því loknu fundinum.

Fundinn sátu:

Jón G. Knutsen, Akureyri, Símon P. Stefánsson, Dalvík, Anna Stefánsdóttir, Rauða krossinum, Lára Ellingsen, Akureyri, Grétar Benediktsson, Akureyri, Margrét E. Blomsterberg, Akureyri, Steinar Baldursson, Siglufirði, Ólafur Sigurðsson, Siglufirði, Guðmundur Skarphéðinsson, Siglufirði, Margrét Guðmundsdóttir, Siglufirði, Mundína Bjarnadóttir, Siglufirði, Helga Stefánsdóttir, Ólafsfirði, Guðný Bergvinsdóttir, Akureyri, Stefán Arnaldsson, Akureyri, Auður Eggertsdóttir, Ólafsfirði, Birna Björnsdóttir, Ólafsfirði, Guðlaug Kristinsdóttir, Akureyri, Bjarni Sigurjónsson, Akureyri, Sigríður M. Jóhannsdóttir, Akureyri, Páll Sverrisson, Akureyri, Halldór Jóh. Hafstein, Dalvík, Jónas Þór Karlsson, Akureyri, Friðrika Jónmundsdóttir, Dalvík, Sigurður Ólafsson, Akureyri, Helga I. Jóhannsdóttir, Akureyri, Eva Björg Guðmundsdóttir, Dalvík, Þorsteinn E. Arnórsson, Akureyri, Dusanka Kotaras, Akureyri, Gunnar Frímannsson, Akureyri, Elsa María Guðmundsdóttir, Akureyri, Hafdís Helgadóttir, Þorgils Guðnason, Dalvík.