Stjórnarfundur

12.9.2018

Stjórnarfundur Eyjafjarðardeildar Rauða krossins á Íslandi miðvikudaginn 12. september 2018 kl. 17.30 í Viðjulundi 2.

Mætt voru Gunnar Frímannsson, Aðalheiður Sigurjónsdóttir, Anna Rósa Magnúsdóttir, Ingibjörg Halldórsdóttir, Ingibjörg Þuríður Stefánsdóttir, Jón Baldvin Hannesson, Karen Malmquist, Linda Guðmundsdóttir, Ólafur Sigurðsson, Sólborg Friðbjörnsdóttir, Þórhallur Másson.   

Dagskrá:

  1. Hálfsársuppgjör og áætlun um árið 2018 
    Deildarstjóri gerði grein fyrir uppgjöri á rekstri deildarinnar fyrstu 6 mánuði ársins og áætlun um niðurstöður í árslok. Vegna nýrra aðferða við færslu bókhalds deildarinnar er allur samanburður við fyrri fjárhagsáætlun óraunhæfur. Gera má ráð fyrir að lítill halli verði á rekstri deildarinnar á árinu og um áramót verði sjóðseign deildarinnar um 56 milljónir króna.

  2. Uppgjör við landsfélagið vegna skulda vegna fatamarkaða fyrri ára.
    Deildin hafði ekki greitt það sem henni bar af tekjum af fatamörkuðum á árunum 2013 – 2016. Uppsöfnuð skuld nemur 16.016.677 krónur. Stjórnin samþykkir að greiða skuldina úr sjóðum deildarinnar.

  3. Sala fasteigna á Dalvík og Siglufirði.
    Fasteign deildarinnar á Dalvík var seld í byrjun árs fyrir 15,3 milljónir króna en tekið á leigu húsnæði í staðinn á hentugri stað. Heildarhúsaleiga sem deildin greiðir á Dalvík er nú 154.425 kr. á mánuði.  Fasteign deildarinnar á Siglufirði var seld í júní fyrir 16 milljónir króna. Kaupandi hefur farið fram á að kaupverðið verði lækkað um 250 þús. kr. vegna leka sem reyndar átti að vera kaupanda ljós frá upphafi. Deildin hefur fengið afnot af húsnæði Kvennadeildar Slysavarnarfélagsins á Siglufirði og greiðir fyrir það 100 þús. kr. á ári.  Stjórnin samþykkir að lækka kaupverðið um 250.000 kr.
  4. Framkvæmdir við Viðjulund
    - Handrið við Viðjulund
    Handrið úr galvaniseruðu stáli hefur verið sett upp austan við húsnæði deildarinnar í Viðjulundi skv. kostnaðaráætlun sem fjallað var um á síðasta stjórnarfundi. Í þeirri kostnaðaráætlun láðist formanni að gera grein fyrir kostnaði við hert gler eða plexigler í handriðið en sá kostnaður nemur um 900 þús. kr. til viðbótar þeim 2,5 milljónum sem handriðið kostar. Stjórnin samþykkir að taka hagstæðasta tilboði í hert gler.
    - Endurnýjun húsgagna á skrifstofum Húsgögn á skrifstofum deildarstjóra og verkefnastjóra hafa verið endurnýjuð fyrir tæpar 500 þús. kr, þar af er hluti deildarinnar í kostnaðinum um 350 þús. kr.
    - Símsvörun vegna Hjálparsímans Í ráði er að efla símsvörun vegna Hjálparsímans 1717 auk þess sem nýja verkefnið Ungfrú Ragnheiður kallar á nokkurt birgðahald en bæði þessi verkefni eiga sér athvarf í Guðnýjarstofu. Stofan hefur verið máluð og keypt ný húsgögn en húsgagnakostnaðurinn fellur að mestum hluta á landsskrifstofu, þ.e. deildin greiðir almennan viðgerðarkostnað ásamt rafmagnsvinnu og ljósabúnaði en Hjálparsjóður (landsskrifstofa) greiðir fyrir húsgögn og skrifstofubúnað sem til þarf. 
  5. Fataverkefnið á Siglufirði 
    Unnið hefur verið að því í sumar að breyta nokkuð fyrirkomulagi fatasöfnunar á Siglufirði með því að fá þangað 20 feta gám og færa söfnunargámana í nágrenni hans til að auðvelda þeim vinnuna sem sjá um söfnunina. 
  6. Fataverkefnið á Akureyri 
    Undanfarið hefur 40 feta gámur staðið vestur með norðurvegg Viðjulundar 2 en söfnunargámar hafa verið á austanverðum veggnum. Nú er að koma nýr eigandi að vesturenda hússins og ætlar að setja dyr á norðurvegginn. Stóri gámurinn þarf því að víkja og nokkrir möguleikar hafa verið skoðaðir.
    - Að hafa stóra gáminn á bílastæðunum norðan við Viðjulund 2 að austanverðu. Þessi leið fæli í sér litla breytingu á verklagi við fatasöfnunina. Föt sem fara ekki í verslun, pökkun eða á markað yrðu flutt á trillum út í gáminn, þó heldur lengri vegalengd en verið hefur. Meginannmarkinn á þessari leið er að bílastæðum fækkar.
    - Að hafa stóra gáminn vestan við stóra salinn í Viðjulundi. Þetta hefði í för með sér að aka þyrfti fötunum úr flokkunarrýminu að gámnum í stórri kerru eða sendiferðabíl. Meginannmarkinn á þessari leið yrði að snjóþungt getur orðið á planinu vestan við húsið og erfitt getur orðið að flytja fötin þangað. Annar ókostur er svo að kerra eða sendiferðabíll kosta peninga.
    - Að fá stæði fyrir gáminn einhvers staðar í bænum og aka fötunum þangað þrisvar í viku eða svo enda má segja að vegalengdin að gámnum skipti ekki miklu máli þegar lagt er af stað á annað borð. Þessi leið gerir eins og leið b kröfu um stóra kerru eða sendiferðabíl.  Stjórnin felur framkvæmdaráði að finna lausn á staðsetningu á gámnum.
  7. Starfsmannamál
    Asia Faith hefur verið ráðin í tímavinnu við ræstingar, 5 tíma á viku.
  8. Starfsmannamál
    Stjórn Rauða krossins hefur ákveðið að starfsmannahandbók, starfsmannastefna og starfskjarastefna, sem verið hefur í gildi á landsskrifstofu, skuli gilda í öllum deildum á meðan unnið er að endurskoðun þessara skjala. Ráðningarsamningar eiga að vera samræmdir fyrir allt félagið en tekið fram að þetta ákvæði sé ekki afturvirkt þannig að ekki þurfi að koma til endurráðningar starfsfólks. Loks er boðað að allir starfsmenn skuli skrá viðveru sína í viðverukerfi og yfirmenn samþykkja þá skráningu.  

    Deildarstjórnin hvetur stjórn Rauða krossins til að hafa víðtækt samráð við starfmenn og þær deildarstjórnir sem hafa starfsmenn um endurskoðun starfsmannahandbókar, starfsmannastefnu og starfskjarastefnu. Deildarstjórn óskar eftir að fá fulltrúa í vinnuhóp sem skipaður hefur verið til að vinna að þessu máli. 
  1. Félagsstarfið Framkvæmdastjóri og verkefnastjóri gerðu grein fyrir stöðu verkefna. Áður fyrirhugaðri umræðu í stjórninni um stefnumörkun og áherslur í starfinu er frestað til næsta fundar.

    Deildarstjóri og verkefnastjóri gerðu grein fyrir óskum sjálfboðaliða um bætta vinnuaðstöðu, ekki síst í fataflokkun.

    Stjórnin samþykkir að leggja 668.000 kr í umbætur á aðbúnaði fyrir sjálfboðaliða í húsnæði deildarinnar. 
  1. Ýmis önnur mál
    - staðbundnir stýrihópar á Siglufirði, Ólafsfirði og Dalvík
    - endurnýjun neyðarvarnaráætlana – frestað til næsta fundar
    - undirritun umboðs til deildarstjóra til að ganga frá afsali fyrir Viðjulund 2.
    - undirritun umboðs til deildarstjóra vegna Arionbanka
    - Friðrik Steinar Svavarsson er hættur í stjórn deildarinnar vegna flutnings af félagssvæðinu. Ólafur Sigurðsson kemur inn í stjórnina sem aðalmaður í hans stað.
    - Anna Rósa vakti athygli á að sjálfboðaliðar í Laut hafa ekki fengið neina fræðslu sem getur gagnast þeim í starfi. Deildarstjóra er falið að skoða það.